Las cajas pueden hacer mucho más que cobrar
Los sistemas de caja necesitan un software de caja moderno que ofrezca todas las funciones de caja y mucho más, y que el operador pueda manejar a la perfección. El sistema de caja moderno domina, además del escaneo de artículos, las acciones y promociones y las tarjetas de cliente, también todos los métodos de pago en forma mixta. A esto se suman funciones de gestión de mercancías en la caja, como entrada de mercancía, corrección de stock, traslado entre tiendas o inventario.
¿Sistema de caja en tiempo real con capacidad offline?
Todas las funciones deben estar disponibles de inmediato, todos los datos deben estar actualizados, todos los comprobantes deben contabilizarse en el servidor al instante, todo debe funcionar en tiempo real, de modo que al final incluso el cierre diario pueda automatizarse. Los sistemas en tiempo real a menudo se confunden con los sistemas online. Los sistemas de caja online, por lo general, no son aptos para funcionar offline. Pero un sistema de caja real debe poder funcionar también sin servidor. Gracias a sus propias bases de datos, puede ejecutar la mayoría de las funciones offline. En cuanto vuelve a existir la conexión de red, la caja vuelve a estar online.
Sistema de caja y la contabilidad financiera (Fibu)
El sistema de caja genera comprobantes para la contabilidad. Los comprobantes en efectivo suelen pasar a la contabilidad financiera consolidados como comprobantes de suma. La compra a cuenta genera en la caja un comprobante de deudores. Este debe pasar íntegramente a la contabilidad de deudores para su seguimiento. Las entradas de mercancía generan comprobantes de acreedores para la contabilidad de acreedores. Además, hay comprobantes para el fondo de caja, la retirada de efectivo, los saldos y movimientos de la caja fuerte y para todos los demás gastos que pueden contabilizarse a través del sistema de caja. Conclusión: una caja necesita un plan de cuentas; entonces puede contabilizar. La fiscalización de la caja permite operar conforme a las leyes de las autoridades fiscales correspondientes de un país.
Stocks de tienda en el sistema de caja: la caja como sistema de información
El sistema de caja es al mismo tiempo un sistema de información, en el que, además de todos los datos de los artículos, también pueden consultarse y utilizarse los stocks de las propias tiendas y de las tiendas del entorno. Si falta un artículo en una talla o color determinados, se consigue mediante un traslado entre tiendas desde otra tienda. Cuando se venden artículos, los stocks deben poder descontarse en tiempo real (real time), para que la reposición (Replenishment) o el pedido al proveedor pueda realizarse de forma óptima.
Sistema de caja para la liquidación interna
Los sistemas de caja pueden utilizarse para registrar el tiempo de trabajo de los/las empleados/as. Para ello, el sistema de caja recibe un lector de badge o de huella dactilar, o el operador debe identificarse con un código. Las ventas y la facturación también se contabilizan al vendedor o al operador. Estas contabilizaciones permiten calcular comisiones o liquidar un bonus como comisión.
sistemas de caja móviles
El software de caja también puede utilizarse como app en dispositivos móviles como smartphones o hardware de caja móvil. Para ello se utiliza un escáner o la cámara para la captura óptica de los códigos de barras. Los sistemas de caja móviles profesionales se han desarrollado para la plataforma correspondiente —Apple iOS para iPad o iPhone, Android para Samsung o Huawei, etc., y Windows de Microsoft— para garantizar el mejor rendimiento y estabilidad. Los sistemas online basados en apps de navegador, que funcionan como páginas web HTML y Javascript, no son adecuados como app de caja, ya que su comportamiento y manejo no se ajustan a lo esperado y provocan muchos errores de uso.
Sistemas de caja Self-Checkout y Self-Scanning
El software de caja para sistemas Self-Checkout se diferencia principalmente en la interfaz de usuario y la guía de usuario, pero apenas en las funciones, cálculos y control de los dispositivos conectados. Por eso, una caja Self-Checkout utiliza los mismos módulos de programa que la caja atendida. El sistema de caja puede conmutarse entre la caja atendida y una caja Self-Scanning mediante códigos de control o claves de control.